売却活動報告（業務処理状況報告書）のひな型

公開日:2022年03月21日　更新日：2023年09月30日

売却活動報告（業務処理状況報告書）とは？

売却を受託すると、専任媒介・専属専任媒介では、売却活動の状況を報告しなければなりません。

報告義務

業務活動の報告は宅地建物取引法での不動産業者の義務です。厳密には、専任媒介で２週間に１回、専属専任媒介では１週間に１回の報告義務があります。

ただし一般媒介では活動義務はありません。一般媒介にはデメリットもあると言われるのはこのためです。

一般的な不動産会社のひな型

一般的に、売却活動の業務処理状況報告書の提示は書面で行うことが多いようです。送付したときの期間の活動内容を報告しています。なお、平成17年3月の標準媒介契約約款が改正により、この活動報告は電子メールを利用して行う報告が認められました。

ただ、紙の報告だとどのような媒体を出しているか、どのような会社問い合わせをしてくれたか見えづらいので、あっさりと感じるかもしれませんね。

全日本不動産協会のウェブサイトで頒布しているひな型

業務活動報告書のｐｄｆ

報告のチェックポイント

この報告では以下のようなポイントをチェックしていきます。報告の内容を見ることで、販売物件がどういう状況なのか、市場での受け止められ方を確認できます。売却活動の流れの中で、頻繁にみることになるでしょう。

• 内見数
• 問い合わせ数と内容
• 反応

週に１件以上の内見があるうちは、勢いがあるとみなすことができます。しかし、活動を進めていると、その数が減少してくることもあります。問い合わせ数は内見数の先行データ指標です。内見数は季節によっても変化します。他業者も含めて問い合わせがあるならば会わせず様子を見ましょう。

内見数・問い合わせ数が減少してきたのであれば、売れない場合の対策を踏まえ、注意を要します。

書面で送るタイプの業者さんだと、内容が代わりばえしなくなることがあります。そのような状態は活動がだれてきている証拠ですので、業者さんの交代を検討したほうがいいかもしれません。

報告をしてくれない業者

極めてまれに活動報告を行わない業者さんもいるそうです。

これは筆者自身も過去の経験として率直に申しあげますが、売却を受託した当初は続けているものの、だんだん書くことが単調になって面倒になってくることもあります。そうすると報告がとまってしまうこともあります。

しかし、法律が定める義務を行わないことは論外ですので交代も視野に入れなければなりません。そういうのもあって、当社ではオンラインの逐次報告に対応を変更しました。

当社の業務処理状況報告のひな型

当社においては、活動報告の提示はオンラインで実施しています。wordpressで簡単に作ることができますので、お客様専用のページを構築して、報告をウェブサイトにアップしています。

オンライン報告の思想

内容を更新した旨をメールで通知するには１週間ごとで、専属専任媒介の要件に準じています。しかし、報告の記入自体は毎日実施しています。

オンラインならばお客様もゴミごみになりませんし、どこでも閲覧することができます。ヒストリーも瞬間的に把握することができます。

当社にしても郵送代もかかりませんし、送付を忘れることがありません。仕事をためて報告漏れをすることもありません。過去の経験に基づく改善ですが、この効果は大きいですね。

このような体裁のほうがリアルタイムでお伝えしつつ、問題意識を共有できますので、いいことばかりと考えています。お客様にとってもわかりやすく、当社も簡単であれば、悪いところがありません。

当社の活動報告の例

当社の報告書式においては、以下のような構成になっています。「状況の報告」と「活動履歴」の２つが主な構成で、活動履歴は３つの要素で構成されています。

• 状況の報告(現場で感じたことを意見を伝える)
• 活動履歴（ヒストリーを伝える）
• 対応履歴（一般のお客さまや、他の仲介業者からの反響）
• 告知活動履歴（当社の広報活動）
• 内見報告（内見のあったお客様についての報告）

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東京都台東区蔵前１丁目８番３号　TEL)03-5809-1630　FAX)03-5809-1541

総武線浅草橋・浅草線蔵前が最寄です。秋葉原、新御徒町、東日本橋の各駅もアクセスが便利です。

ロータス不動産は2010年創業で着実に実績を重ねてきました。「ロータス」とは英語で「蓮の花」のことで、良い水先案内人として、美しい花を咲かせる存在でありたいという思いを重ねています。

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